Quorum en bestuurssecretaris: belangrijke begrippen bij vergaderen
Quorum: wat het betekent en wat je moet weten voor je vergadering
De vergadering staat gepland, iedereen is uitgenodigd en de agenda ligt klaar. Toch blijken er op het laatste moment te weinig stemgerechtigden aanwezig te zijn. Mag de vergadering dan doorgaan en kunnen er geldige besluiten worden genomen?
De quorum betekenis heeft alles te maken met het minimale aantal leden of stemmen dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om geldig te kunnen vergaderen of besluiten te nemen. Hoe hoog dat aantal precies is, verschilt per organisatie en situatie.
Wat is een quorum?
Wat is quorum? Een quorum is het minimale aantal leden, stemgerechtigden of vertegenwoordigde stemmen dat nodig is om rechtsgeldig te kunnen vergaderen of bepaalde besluiten te nemen.
Een quorum voorkomt dat een heel kleine groep aanwezigen belangrijke beslissingen kan nemen namens een veel grotere organisatie. Het zorgt er dus voor dat voldoende leden betrokken zijn bij de besluitvorming.
Stel dat een vereniging honderd stemgerechtigde leden heeft en in de statuten staat dat minimaal de helft aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn. Dan moet voor die vergadering aan dat vereiste worden voldaan om de besluiten te kunnen nemen waarvoor dit quorum geldt.
De precieze berekening verschilt echter per organisatie. Kijk daarom altijd naar de regels die voor jouw vergadering gelden.
Wanneer geldt een quorum en waar staat dat vastgelegd?
Een quorum bij een vergadering kan in verschillende situaties voorkomen. Denk aan een algemene ledenvergadering van een vereniging, een VvE-vergadering, een bestuursvergadering of bepaalde besluitvorming binnen een ondernemingsraad.
Er bestaat niet één algemeen quorumpercentage dat voor iedere vergadering geldt. De eisen kunnen voortkomen uit de wet, statuten, een huishoudelijk reglement of andere regels die op de betreffende organisatie van toepassing zijn.
Wil je weten hoeveel mensen tijdens jouw vergadering aanwezig of vertegenwoordigd moeten zijn? Controleer dan de statuten en relevante reglementen van de organisatie. Daarin kan ook staan of verschillende soorten besluiten verschillende eisen hebben.
Hetzelfde geldt voor de manier waarop het quorum wordt vastgesteld. Soms telt het aantal aanwezige leden. In andere situaties gaat het om het aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. Controleer bij formele besluitvorming altijd welke regels op jouw organisatie en vergadering van toepassing zijn.
Wat als het quorum niet gehaald wordt?
Een vervelende situatie: iedereen die aanwezig is, zit klaar om te beginnen, maar het vereiste quorum voor de vergadering wordt niet gehaald.
Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van de toepasselijke regels en de statuten.
Als voor een bepaald besluit een quorum vereist is en dat quorum ontbreekt, kan dat besluit in beginsel niet volgens die quorumregel worden genomen. De vergadering kan mogelijk wel worden gebruikt om onderwerpen te bespreken waarvoor geen geldig besluit nodig is.
Statuten of reglementen kunnen daarnaast bepalen wat de vervolgstap is. In sommige gevallen kan een tweede vergadering worden uitgeschreven waarvoor andere quorumregels gelden. Dat is echter geen algemene regel die voor iedere organisatie hetzelfde werkt.
Controleer daarom vooraf wat er gebeurt als het quorum niet wordt gehaald. Daarmee voorkom je dat aanwezigen pas tijdens de vergadering ontdekken dat bepaalde besluiten niet genomen kunnen worden.
Zorg dat je vergadering quorum haalt
De juridische regels bepalen hoeveel leden of stemmen nodig zijn. Als organisator kun je ondertussen wel proberen de praktische drempel om aanwezig te zijn zo laag mogelijk te maken.
Begin met een duidelijke uitnodiging. Vermeld ruim van tevoren de datum, begintijd, locatie en onderwerpen waarover gestemd wordt. Geef ook duidelijk aan wanneer aanwezigheid belangrijk is voor de besluitvorming.
Denk daarnaast goed na over het tijdstip en de bereikbaarheid. Wanneer deelnemers van verschillende locaties moeten komen, kan een centraal gelegen vergaderlocatie de reis eenvoudiger maken.
Dat is ook waar de praktische kant van vergaderen een rol speelt. Een goed bereikbare locatie zoals Meet Tuesday, direct tegenover Rotterdam Centraal, kan het voor deelnemers gemakkelijker maken om daadwerkelijk aanwezig te zijn.
En controleer de verwachte opkomst vóór de vergadering. Wanneer je enkele dagen vooraf al ziet dat het vereiste aantal waarschijnlijk niet wordt gehaald, kun je op tijd bekijken welke mogelijkheden de toepasselijke regels bieden.
De vraag uit het begin blijft dus belangrijk: mag de vergadering doorgaan als er te weinig mensen aanwezig zijn? Dat hangt af van het vereiste quorum en de regels die voor jouw organisatie gelden. Door die voorwaarden vooraf te controleren én het deelnemers gemakkelijk te maken om aanwezig te zijn, voorkom je verrassingen wanneer iedereen aan tafel zit.
Wat is een bestuurssecretaris?
Naast duidelijke regels spelen ook de mensen rond de vergadertafel een belangrijke rol. Zeker bij bestuursvergaderingen begint een goede voorbereiding ruim voordat iedereen aan tafel zit. De bestuurssecretaris speelt hierin vaak een belangrijke rol.
Maar wat is een bestuurssecretaris precies? Een bestuurssecretaris ondersteunt het bestuur bij de voorbereiding, organisatie en opvolging van bestuurlijke besluitvorming. De functie vormt vaak een schakel tussen het bestuur en de rest van de organisatie.
De precieze invulling verschilt per organisatie. Een bestuurssecretaris kan bijvoorbeeld het bestuur ondersteunen bij vergaderingen, besluitvorming en governancevraagstukken.
Een bestuurssecretaris is niet precies hetzelfde als een directiesecretaris . De functies kunnen elkaar in de praktijk overlappen, maar de focus kan verschillen. Een bestuurssecretaris richt zich doorgaans sterk op bestuurlijke en governanceprocessen. Een directiesecretaris ondersteunt vaker de directie en de processen daaromheen. Wat een directiesecretaris precies doet, hangt eveneens af van de organisatie en functieomschrijving.
Wat doet een bestuurssecretaris?
Wat doet een bestuurssecretaris in de praktijk? De exacte werkzaamheden verschillen per organisatie. Toch zijn er verschillende taken die vaak bij de functie van bestuurssecretaris horen.
Een belangrijke taak is het voorbereiden van bestuursvergaderingen. De bestuurssecretaris kan helpen bij het opstellen van de agenda en het verzamelen van vergaderstukken. Ook zorgt deze functie er vaak voor dat deelnemers op tijd over de benodigde informatie beschikken.
Tijdens of na de vergadering kunnen besluiten en afspraken worden vastgelegd. Vervolgens kan de bestuurssecretaris bewaken of afgesproken acties daadwerkelijk worden opgevolgd.
De taken van een bestuurssecretaris kunnen onder andere bestaan uit:
- bestuursvergaderingen voorbereiden en agenderen;
- vergaderstukken verzamelen en verspreiden;
- notulen, afspraken en besluiten vastleggen;
- de opvolging van besluiten en actiepunten bewaken;
- fungeren als sparringpartner bij bestuurlijke vraagstukken;
- ondersteuning bieden aan het bestuur, de Raad van Commissarissen of de Raad van Toezicht.
De functie van secretaris binnen een bestuur gaat daarmee verder dan alleen het plannen van vergaderingen of maken van notulen. Een bestuurssecretaris helpt om het bestuurlijke proces gestructureerd te laten verlopen. Welke verantwoordelijkheden daarbij horen, verschilt per organisatie.
De bestuurssecretaris en een goed verlopende vergadering
Een bestuursvergadering vraagt om inhoudelijke én praktische voorbereiding. De agenda en vergaderstukken moeten op orde zijn, maar ook de omstandigheden waarin de vergadering plaatsvindt verdienen aandacht.
Denk bijvoorbeeld aan voldoende privacy, een rustige omgeving en passende AV-voorzieningen. Zeker wanneer deelnemers online aansluiten of presentaties worden gegeven, is het verstandig om vooraf te controleren of de benodigde techniek aanwezig is.
Ook bereikbaarheid kan een rol spelen. Wanneer bestuurders of andere deelnemers vanuit verschillende plaatsen komen, helpt een centrale locatie om de reis zo eenvoudig mogelijk te maken.
Goed voorbereid aan tafel
Een goede vergadering begint al voordat de deelnemers aan tafel zitten. Controleer vooraf welke regels rond het quorum gelden en zorg dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Bij een bestuursvergadering speelt de bestuurssecretaris vaak een belangrijke rol in deze voorbereiding. Van de agenda en vergaderstukken tot het vastleggen en opvolgen van besluiten.
Ook de omgeving waarin je vergadert telt mee. Een rustige ruimte, goede bereikbaarheid en passende faciliteiten helpen om de aandacht bij de inhoud te houden.
Organiseer je binnenkort een bestuursvergadering of andere zakelijke bijeenkomst? Bekijk de vergaderruimtes van Meet Tuesday en kies een ruimte die past bij jouw vergadering.