Wat is consensus en hoe bereik je het in een vergadering?
Consensus betekent dat een groep tot een besluit komt waar iedereen zich in kan vinden. Wie zoekt naar de consensus betekenis, zoekt dus eigenlijk naar een manier om samen overeenstemming te bereiken zonder simpelweg te kijken naar welke optie de meeste stemmen krijgt.
Dat klinkt ideaal, maar in een vergadering blijkt consensus bereiken soms behoorlijk lastig. Iedereen heeft een mening, argumenten blijven over tafel gaan en voordat je het weet is de vergadertijd voorbij zonder dat er een duidelijk besluit ligt.
Hoe voorkom je eindeloos polderen? In dit artikel lees je wat consensus precies betekent, wat het verschil is met consent en unanimiteit en hoe je tijdens een vergadering stap voor stap tot een gedragen besluit komt.
Wat is consensus? De betekenis
Consensus is een vorm van overeenstemming waarbij de deelnemers aan een groep tot een besluit komen dat voor iedereen aanvaardbaar is. Het gaat dus niet alleen om de meeste stemmen krijgen, maar om het vinden van een uitkomst waar de groep gezamenlijk achter kan staan.
Dat betekent niet automatisch dat iedereen het besluit zijn of haar favoriete optie vindt. Er kan verschil van mening blijven bestaan. Het belangrijkste is dat deelnemers zich voldoende in het uiteindelijke besluit kunnen vinden om ermee verder te gaan.
Consensus wordt daardoor vaak verward met unanimiteit.
De betekenis van unanimiteit is dat iedereen hetzelfde standpunt inneemt of vóór hetzelfde voorstel stemt. Bij consensus is er meer ruimte voor nuance. Je kunt bijvoorbeeld een andere voorkeur hebben, maar toch akkoord gaan met het gezamenlijke besluit.
Ook is consensus iets anders dan een compromis. Bij een compromis leveren verschillende partijen vaak allemaal iets in om elkaar ergens in het midden te vinden. Bij consensus probeer je juist gezamenlijk tot een oplossing te komen die rekening houdt met de belangrijkste belangen en bezwaren binnen de groep.
Consensus, consent of meerderheid: wat is het verschil?
Niet ieder besluit hoeft op dezelfde manier genomen te worden. Soms is consensus belangrijk, terwijl bij een andere beslissing een meerderheidsbesluit veel efficiënter is. Ook consent besluitvorming wordt steeds vaker gebruikt.
Het verschil zit vooral in de vraag die je aan de groep stelt.
Consensus: kunnen we ons hier allemaal in vinden?
Bij consensus probeer je een besluit te vinden waar de hele groep achter kan staan. Dat vraagt vaak om overleg, het uitwisselen van argumenten en het aanpassen van een voorstel totdat het voor iedereen acceptabel is.
Consensus is vooral waardevol wanneer draagvlak belangrijk is voor het vervolg. Bijvoorbeeld bij een nieuwe teamsamenwerking, een strategische keuze of een verandering die iedereen raakt.
Consent: zijn er zwaarwegende bezwaren?
Bij de consent methode hoeft niet iedereen ervan overtuigd te zijn dat het voorstel de allerbeste oplossing is.
De centrale vraag is: heeft iemand een beargumenteerd, zwaarwegend bezwaar tegen dit voorstel?
Als dat niet zo is, kan het besluit doorgaan. Een deelnemer kan dus denken: "Ik zou het zelf anders doen, maar ik zie geen goede reden waarom we dit niet zouden proberen."
Consent besluitvorming kan daardoor sneller zijn dan consensus. Je zoekt niet naar volledige overeenstemming over de beste oplossing, maar naar een voorstel dat goed genoeg en veilig genoeg is om mee verder te gaan.
Meerderheidsbesluit: welke optie krijgt de meeste stemmen?
Bij een meerderheidsbesluit wordt gestemd. De optie die volgens de afgesproken stemregel voldoende stemmen krijgt, wordt gekozen.
Dat is duidelijk en vaak snel, maar heeft ook een nadeel. Een aanzienlijk deel van de groep kan tegen het besluit zijn en moet het vervolgens toch uitvoeren.
Bij beslissingen met weinig impact hoeft dat geen probleem te zijn. Wanneer je voor de uitvoering juist iedereen nodig hebt, kan meer draagvlak belangrijker zijn dan snelheid.
Consensus
De groep zoekt naar een besluit waar iedereen zich in kan vinden.
Consent
Het besluit gaat door zolang er geen zwaarwegend, beargumenteerd bezwaar is.
Meerderheid
De optie met voldoende stemmen wordt gekozen.
Waar komt consent vandaan? Sociocratie en Sociocracy 3.0
Consent is sterk verbonden met sociocratie. Sociocratie is een organisatiemethode waarin gelijkwaardigheid en gezamenlijke besluitvorming centraal staan. In plaats van belangrijke beslissingen uitsluitend van bovenaf te nemen, krijgen de mensen die door een besluit worden geraakt een duidelijke rol in het proces.
Bij sociocratische besluitvorming wordt vaak gewerkt met kringen en consent. Een voorstel hoeft niet voor iedereen perfect te zijn. Zolang niemand een zwaarwegend bezwaar heeft dat laat zien dat het voorstel de gezamenlijke doelen kan schaden, kan de groep ermee verder.
Sociocracy 3.0 bouwt voort op een aantal van deze principes. Het is een moderne, flexibele verzameling van werkwijzen en patronen waarmee teams hun samenwerking en besluitvorming kunnen organiseren.
Voor een gewone teamvergadering hoef je de volledige methode niet te gebruiken. Het principe achter consent kan op zichzelf al waardevol zijn. In plaats van telkens te vragen "Is iedereen het hiermee eens?", kun je vragen: "Heeft iemand een zwaarwegend bezwaar waardoor we dit niet zouden moeten proberen?"
Dat kleine verschil kan een vergadering een stuk concreter maken.
Zo bereik je consensus in een vergadering: stappenplan
Weten wat consensus betekent is één ding. Het daadwerkelijk bereiken tijdens een vergadering is iets anders.
Zeker bij onderwerpen waar verschillende belangen spelen, ontstaat consensus meestal niet vanzelf. Een duidelijk proces helpt voorkomen dat dezelfde argumenten steeds opnieuw worden besproken.
Stap 1. Formuleer vooraf een duidelijke vraag
Consensus begint al bij de agenda.
"Marketingplan bespreken" is bijvoorbeeld geen concrete besluitvraag. "Welke drie marketingactiviteiten krijgen komend kwartaal prioriteit?" geeft de groep veel meer richting.
Maak vooraf duidelijk waarover aan het einde van het agendapunt een besluit moet liggen. Zo voorkom je dat deelnemers tijdens de vergadering verschillende gesprekken voeren zonder dat iemand precies weet wat er besloten moet worden.
Stap 2. Begin met beeldvorming
Voordat iedereen zijn mening geeft, moet duidelijk zijn waar het onderwerp precies over gaat.
Welke informatie hebben we? Wat is het probleem? Welke randvoorwaarden zijn er? Wat weten we nog niet?
Geef deelnemers eerst de mogelijkheid om vragen te stellen en informatie te verzamelen. Probeer in deze fase nog niet direct oplossingen te verdedigen.
Dat voorkomt dat de vergadering te vroeg verandert in een discussie tussen voor- en tegenstanders.
Stap 3. Ga daarna naar oordeelsvorming
Pas wanneer iedereen ongeveer hetzelfde beeld van de situatie heeft, bespreek je de verschillende perspectieven.
Wat vindt iedereen belangrijk? Welke kansen zien deelnemers? Waar zitten zorgen? Welke belangen spelen mee?
Een rondje langs alle deelnemers kan hierbij goed werken. Zeker in een groep waarin een paar mensen van nature veel praten, zorgt een vaste ronde ervoor dat ook rustigere deelnemers hun perspectief kunnen delen.
Stap 4. Maak een concreet voorstel
Op basis van de informatie en verschillende perspectieven formuleert de groep een voorstel.
Maak dat voorstel zo concreet mogelijk.
Niet: "We moeten vaker op kantoor samenwerken."
Wel: "Vanaf volgende maand plannen we iedere dinsdag als gezamenlijke kantoordag en evalueren we dit na zes weken."
Hoe concreter het voorstel, hoe makkelijker het is om te beoordelen of iedereen ermee verder kan.
Stap 5. Haal bezwaren actief op
Vraag niet alleen: "Is iedereen akkoord?"
In een groep blijft het dan al snel stil. Mensen willen de vergadering niet vertragen of denken dat hun bezwaar niet belangrijk genoeg is.
Vraag daarom expliciet welke zorgen of bezwaren er nog zijn.
Je kunt bijvoorbeeld een ronde maken waarin iedere deelnemer kort aangeeft of er iets is dat volgens hem of haar nog moet worden besproken voordat het besluit genomen kan worden.
Een bezwaar hoeft daarbij niet direct het einde van een voorstel te betekenen. Het geeft juist informatie waarmee je het voorstel sterker kunt maken.
Stap 6. Pas het voorstel aan waar nodig
Komt er een relevant bezwaar naar voren? Kijk dan welke aanpassing nodig is om dat bezwaar weg te nemen zonder het hele voorstel opnieuw te beginnen.
Misschien is er een extra voorwaarde nodig. Misschien moet een deadline worden aangepast. Of misschien blijkt uit het bezwaar dat belangrijke informatie nog ontbreekt.
Zo werk je stap voor stap toe naar een voorstel dat voor de groep als geheel werkbaar is.
Stap 7. Doe de laatste check en leg het besluit vast
Sluit af met een duidelijke check.
Kan iedereen met dit voorstel verder? Of, wanneer je met consent werkt: zijn er nog zwaarwegende bezwaren?
Leg daarna direct vast wat besloten is, wie verantwoordelijk is voor de volgende stap en wanneer iets moet gebeuren.
Juist dat laatste wordt tijdens vergaderingen vaak vergeten. Een goed gesprek zonder eigenaar of deadline voelt misschien als consensus, maar levert in de praktijk nog geen resultaat op.
De rol van de voorzitter en de ruimte
Consensus bereiken vraagt niet alleen iets van de deelnemers. Ook de voorzitter heeft een belangrijke rol.
Een goede voorzitter neemt niet automatisch zelf het meeste spreektijd. Die bewaakt het proces, zorgt dat de vraag centraal blijft staan en geeft iedereen de mogelijkheid om bij te dragen.
Dat betekent soms dat je een discussie onderbreekt omdat dezelfde argumenten worden herhaald. Of dat je bewust iemand uitnodigt die nog weinig heeft gezegd.
Werkvormen kunnen daarbij helpen. Maak bijvoorbeeld een vaste gespreksronde, laat deelnemers hun voorkeur zichtbaar maken met stickers op een flip-over of verzamel eerst individueel ideeën voordat je ze gezamenlijk bespreekt.
Ook de omgeving heeft invloed op het gesprek.
Voor een belangrijke beslissing wil je niet dat de helft van het team tussendoor wordt afgeleid door binnenkomende collega's, telefoontjes of andere werkzaamheden. Een aparte vergaderruimte helpt om de aandacht bij het onderwerp te houden.
Ook de opstelling telt. Wanneer iedereen elkaar goed kan zien, wordt het makkelijker om daadwerkelijk als groep in gesprek te gaan. Een whiteboard of flip-over kan daarnaast helpen om argumenten, bezwaren en het uiteindelijke voorstel zichtbaar te maken.
Draagvlak creëren begint dus niet pas op het moment dat je gaat stemmen. Het zit in het hele proces: de voorbereiding, de manier waarop iedereen aan het woord komt én de setting waarin je het gesprek voert.
Wanneer kies je wel of niet voor consensus?
Consensus is niet automatisch de beste besluitvormingsmethode voor iedere vergadering.
Het is vooral waardevol bij beslissingen die veel impact hebben op het team en waarbij je de deelnemers later nodig hebt voor een succesvolle uitvoering.
Denk bijvoorbeeld aan:
het bepalen van gezamenlijke prioriteiten;
veranderingen in de manier van samenwerken;
een nieuwe strategie of koers;
afspraken die het hele team raken;
belangrijke keuzes tijdens een heisessie of teamdag.
Bij dit soort onderwerpen kan extra tijd besteden aan draagvlak zich later terugbetalen. Een besluit waar niemand achter staat, kost tijdens de uitvoering vaak veel meer tijd.
Maar consensus heeft ook valkuilen.
Wanneer iedere kleine beslissing door de volledige groep moet worden gedragen, worden vergaderingen onnodig lang. Ook kan schijnconsensus ontstaan: niemand spreekt zich uit, waardoor het lijkt alsof iedereen akkoord is terwijl er wel degelijk weerstand bestaat.
Groepsdenken is een ander risico. Wanneer de wens om het eens te worden te groot wordt, kunnen kritische geluiden verdwijnen.
Daarom is het belangrijk om vooraf na te denken over de juiste besluitvormingsmethoden.
Moet iedereen zich echt in het besluit kunnen vinden? Kies dan voor consensus.
Is het belangrijk dat bezwaren serieus worden genomen, maar hoeft niet iedereen dezelfde voorkeur te hebben? Dan kan consent slimmer zijn.
Gaat het om een relatief eenvoudige keuze waarbij snelheid belangrijker is dan breed draagvlak? Dan kan een meerderheidsbesluit voldoende zijn.
Niet ieder agendapunt verdient dus dezelfde aanpak.
Een belangrijke beslissing op de agenda?
Sommige gesprekken voer je liever niet tussen de dagelijkse werkzaamheden door.
Wanneer er een belangrijke beslissing op de agenda staat, helpt het om bewust tijd en ruimte te maken voor het gesprek. Bij Meet Tuesday vergader je in een afgesloten ruimte waar je met je team ongestoord kunt overleggen, ideeën zichtbaar kunt maken en samen tot een besluit kunt komen.
Van een regulier teamoverleg tot een uitgebreide heisessie: kies een ruimte die past bij de grootte van je groep en de manier waarop je wilt werken.
Bekijk onze vergaderruimtes in Rotterdam en plan een bijeenkomst waarin er daadwerkelijk tijd is om tot een gedragen besluit te komen.