Zo verander je een ineffectieve vergadercultuur in krachtige samenwerking
Vergaderingen. Ze kunnen het beste in een team naar boven halen – of juist het tegenovergestelde. Heb je weleens het gevoel dat je vooral over werk praat, in plaats van écht iets voor elkaar te krijgen? Dan is de kans groot dat je te maken hebt met een ineffectieve vergadercultuur. Gelukkig is daar iets aan te doen. In deze blog ontdek je hoe je een overlegcultuur verandert van tijdslurper naar energiegever.
Wat is vergadercultuur eigenlijk?
De vergadercultuur van een organisatie is de ongeschreven manier waarop er met vergaderingen wordt omgegaan. Denk aan de frequentie, duur en opzet van meetings, maar ook aan wie er spreekt, hoe beslissingen worden genomen en of mensen zich vrij voelen om iets in te brengen.
In een gezonde vergadercultuur zijn vergaderingen effectief, voorbereid en doelgericht. In een ongezonde overlegcultuur zijn ze vooral... veel. En vermoeiend.
Waarom is het belangrijk om je bewust te zijn van je vergadercultuur?
Omdat vergaderingen de ruggengraat vormen van je samenwerking. Een ongezonde vergadercultuur heeft directe impact op:
- Productiviteit : medewerkers zitten in eindeloze overleggen en komen niet toe aan hun werk.
- Werkplezier : het gevoel van ‘weer een overleg zonder uitkomst’ vreet energie.
- Besluitvorming : als altijd dezelfde mensen het woord nemen, gaat waardevolle input verloren.
Een overlegcultuur verandert niet vanzelf. Je moet ‘m zien om ‘m te kunnen verbeteren.
Signalen van een ineffectieve vergadercultuur
Herken je (één van) deze patronen op kantoor?
- Vergaderingen zonder duidelijke agenda of doel
- Mensen die standaard hun laptop openklappen en ondertussen mailen
- Gesprekken die verzanden in herhaling of onduidelijkheid
- Het echte gesprek gebeurt ná de vergadering, bij de koffieautomaat
- Besluiten worden niet genomen – of juist ergens anders
Dan is het tijd om de vergadercultuur aan te pakken.
Leiderschap bepaalt de toon
Een vergadercultuur verbeteren vraagt om eigenaarschap, en dat begint bij de leiding. Leiders die doelgericht, open en gestructureerd vergaderen, geven het goede voorbeeld. Ook de organisatiecultuur speelt een rol: wordt er ruimte geboden aan nieuwe ideeën, of heerst er vooral ‘zo doen we het hier altijd’?
Wie vergaderen ziet als een formaliteit, krijgt vergaderingen die aanvoelen als tijdverspilling. Wie ze inzet als motor voor samenwerking, haalt het beste uit zijn team.
Tips om je vergadercultuur te verbeteren
- Start met een kritische blik
Wat is het doel van je vergadering? En hoort iedereen erbij te zijn? Minder is vaak meer. - Werk met een duidelijke structuur
Een agenda vooraf, samenvatting achteraf. Wie goed plant, vergadert korter én beter. - Zorg voor gelijkwaardige inbreng
Laat niet steeds dezelfde mensen aan het woord. Benoem een gespreksleider als dat helpt. - Beperk de duur
Niemand wordt beter van vergaderingen van 2 uur. Houd het kort en to the point. - Verander van omgeving
Soms heb je frisse input nodig. Een andere ruimte – of locatie – helpt om vastgeroeste patronen te doorbreken.
Maak van vergaderen weer iets waardevols
Een effectieve vergadercultuur is geen luxe, maar een voorwaarde voor goede samenwerking. Door bewust te kijken naar je overlegcultuur, voorkom je frustratie en creëer je ruimte voor creativiteit, besluitkracht en verbinding.
En soms begint dat met... even weg zijn van kantoor. Een externe vergaderlocatie geeft letterlijk en figuurlijk afstand van de dagelijkse sleur. Op de 23e verdieping van Meet Tuesday werk je in een frisse, professionele omgeving waar vergaderen wél energie geeft. En wie weet, is dat net het duwtje dat jullie overlegcultuur nodig heeft.
